ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC THỦY SẢN CẦN THƠ

        Trong xu thế hội nhập và thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là rất cần thiết, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong công việc, giải quyết một cách nhanh nhất khâu chuyển giao và quản lý văn bản tại đơn vị.

         Nhận thức được tầm quan trọng đó, Ban lãnh đạo Chi cục Thủy sản luôn quan tâm và chỉ đạo áp dụng kịp thời phần mềm quản lý văn bản vào công tác văn thư tại đơn vị. Để thực hiện thống nhất công tác văn thư cũng như cách thực hiện, luân chuyển, quản lý văn bản trên phần mềm đạt hiệu quả. Văn thư đơn vị đã tham mưu và ban hành Thông báo số 191/TB-CCTS ngày 26 tháng 3 năm 2020 về việc triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, đến nay đơn vị đạt được một số kết quả như sau:

        – Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Đa số văn bản soạn thảo và ban hành có thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, còn một số ít văn bản có một vài sai sót nhỏ, đơn vị cùng nhau quyết tâm điều chỉnh đạt 100% văn bản đơn vị ban hành có thể thức và kỹ thật trình bày văn bản đúng theo quy định trong thời gian tới; góp phần vào việc nâng cao giá trị, uy tính của đơn vị trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

        – Tiết kiệm thời gian và chi phí văn phòng phẩm: tại Thông báo trên, đơn vị đã triển khai sử dụng các ứng dụng của phần mềm quản lý văn bản, trong đó ứng dụng chữ ký số 2 lớp: Văn bản từ khi soạn thảo, trình ký và ban hành được thực hiện trên môi trường mạng nên tiết kiệm thời giờ làm việc trong công tác soạn thảo, trình ký, ban hành văn bản cho công chức, viên chức và Ban lãnh đạo đơn vị, tiết kiệm chi phí không nhỏ giấy và mực in trong công tác này;

         – Thực hiện công tác theo dõi tình hình xử lý văn bản, quản lý văn bản trên phần mềm giúp Văn thư thực hiện công tác nhắc nhỡ, đôn đốc quá trình xử lý văn bản được kịp thời, góp phần giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ, khắc phục hoàn toàn văn bản trễ hạn quy định cơ quan cấp trên trừ những trường hợp có sự cố như: thời gian thực hiện bảo trì phần mềm, một số văn bản đến trễ hạn so với văn bản đi,….

          Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, từng bước thực hiện hiện đại hóa nền hành chính đang được đẩy mạnh tại Chi cục Thủy sản thành phố Cần Thơ./.

Phạm Ngọc Khéo, Phòng hành chính-Tổng hợp

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *